Araştırma Bütçesi Hazırlama ve Hibe Başvurusu Rehberi

Araştırma projelerinin başarılı bir şekilde yürütülmesi için yeterli finansal kaynağın sağlanması ve bu kaynağın etkili biçimde yönetilmesi gerekir. Araştırma bütçesi, projenin tüm finansal ihtiyaçlarını kapsayan ve fonlayıcıya sunulan resmi bir belgedir. Kothari (2004), araştırma planlamasının ayrılmaz bir parçası olarak bütçe hazırlamayı tanımlar ve gerçekçi bütçelemenin projenin uygulanabilirliğinin temel göstergesi olduğunu vurgular.

Araştırma Bütçesi Neden Önemlidir?

Araştırma bütçesi üç temel işleve sahiptir:

• Planlama aracı: Projenin kaynak gereksinimlerini sistematik biçimde tanımlar ve zamanlama planıyla ilişkilendirir
• İkna aracı: Fonlayıcıyı projenin maliyet-etkin ve uygulanabilir olduğuna ikna eder
• Yönetim aracı: Proje süresince harcamaların izlenmesi ve kontrol edilmesi için referans çerçevesi oluşturur

Temel Maliyet Kalemleri

Maliyet Kalemi	Alt Kalemler	Dikkat Edilecekler
Personel giderleri	Araştırmacı maaşı, asistan, danışman ücreti	Çalışma saati bazlı hesaplama, SGK primleri
Seyahat ve konaklama	Alan çalışması, konferans katılımı	Yurtiçi/yurtdışı ayrımı, günlük harcırah
Ekipman ve malzeme	Bilgisayar, yazılım lisansı, laboratuvar malzemesi	Demirbaş vs sarf malzeme ayrımı
Katılımcı giderleri	Teşvik ödemesi, ulaşım desteği, ikram	Etik kurul onayı gereksinimleri
Veri toplama	Anket basımı, posta, çevrimiçi platform ücreti	Örneklem büyüklüğüne göre ölçeklendirme
Analiz ve yazılım	SPSS, NVivo, istatistik danışmanlığı	Akademik lisans indirimleri
Yayın ve dağıtım	Açık erişim ücreti, çeviri, düzenleme	APC (Article Processing Charge) bütçelemesi
Dolaylı maliyetler	Kurum overhead'i, ofis kullanımı	Fonlayıcıya göre %10-30 overhead

Türkiye'de Araştırma Fonlama Kaynakları

TÜBİTAK Projeleri

TÜBİTAK, Türkiye'nin en büyük araştırma fonlama kuruluşudur. Başlıca programları:

• 1001 - Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Projelerini Destekleme: Temel ve uygulamalı araştırma, 36 aya kadar destek
• 1002 - Hızlı Destek Programı: Kısa süreli (12 ay) ve küçük bütçeli projeler
• 3501 - Kariyer Geliştirme Programı: Genç araştırmacılara özel, 36 aya kadar
• 2209 - Üniversite Öğrencileri Araştırma Projeleri: Lisans öğrencileri için

BAP (Bilimsel Araştırma Projeleri)

Üniversitelerin kendi bütçelerinden finanse ettiği projelerdir. Her üniversitenin kendi BAP yönetmeliği ve bütçe üst limitleri vardır. Genellikle TÜBİTAK'a göre daha düşük bütçeli ancak daha hızlı değerlendirme sürecine sahiptir.

Uluslararası Fonlar

• Horizon Europe: AB'nin araştırma ve inovasyon çerçeve programı
• ERC Grants: Avrupa Araştırma Konseyi bireysel hibeleri
• Fulbright: ABD ile araştırma iş birliği programları
• DAAD: Almanya ile akademik değişim programları

Etkili Bütçe Gerekçelendirme

Creswell (2009), bütçe gerekçelendirmenin hibe başvurusunun en kritik bölümlerinden biri olduğunu belirtir. Her kalem için şu soruların yanıtlanması gerekir:

1. Neden gerekli? Bu kalemin projenin hangi aşamasında ve neden kullanılacağı
2. Neden bu miktar? Maliyet hesaplamasının dayanağı (teklif, tarife, geçmiş proje deneyimi)
3. Alternatif var mı? Daha düşük maliyetli alternatiflerin neden tercih edilmediği

Kothari (2004), araştırma bütçesinin ne çok düşük ne de çok yüksek olması gerektiğini belirtir. Düşük bütçe projenin uygulanamayacağı izlenimini verirken, aşırı yüksek bütçe gereksiz harcama kaygısı yaratır.

Bütçe Takibi ve Mali Raporlama

Proje süresince bütçenin etkin yönetimi kritiktir:

• Harcama takip tablosu: Her kalem için planlanan ve gerçekleşen harcamaların karşılaştırılması
• Dönemsel raporlama: Fonlayıcının belirlediği aralıklarla mali rapor sunulması
• Kalemler arası aktarım: Çoğu fonlayıcı toplam bütçenin %10-20'sine kadar kalemler arası aktarıma izin verir
• Belge muhafazası: Tüm harcama belgeleri (fatura, fiş, bordro) en az 5 yıl saklanmalıdır

Yaygın Bütçeleme Hataları

• Personel maliyetlerinin hafife alınması: Araştırma asistanlarının çalışma saatlerinin gerçekçi hesaplanmaması
• Beklenmeyen giderlerin göz ardı edilmesi: Enflasyon, kur değişimi veya ekstra veri toplama ihtiyacı
• Dolaylı maliyetlerin unutulması: Kurum overhead'i, ofis malzemeleri, iletişim giderleri
• Yayın maliyetlerinin planlanmaması: Açık erişim ücreti, profesyonel İngilizce düzenleme
• Zaman planıyla uyumsuzluk: Bütçe dağılımının proje takvimini yansıtmaması

Sonuç

Araştırma bütçesi hazırlama, teknik bir beceri olduğu kadar stratejik bir süreçtir. Kothari'nin (2004) vurguladığı gibi, gerçekçi ve iyi gerekçelendirilmiş bir bütçe, projenin ciddiyetinin ve uygulanabilirliğinin en güçlü kanıtıdır. Araştırmacılar, bütçe hazırlarken maliyet kalemlerini eksiksiz tanımlamalı, her kalemi somut verilerle gerekçelendirmeli ve fonlayıcının beklentilerine uygun bir format kullanmalıdır. İyi bir bütçe planlaması, projenin finansal sürdürülebilirliğini garanti altına alarak araştırmacının entelektüel çalışmaya odaklanmasını sağlar.